NL 
EN 
Veel dienstensectoren hebben te maken met fundamentele, op technologie gebaseerde, veranderingen in de wijze waarop de diensten worden geleverd. Een goed voorbeeld hiervan is de zorgsector. Om gebruik te maken van en te kunnen profiteren van digitale technologie en het realiseren van meer effectieve (informatie)systemen wordt een ‘snelle’ beweging gemaakt om als digitale onderneming te kunnen functioneren. In de zorgsector is dit herkenbaar in het gebruik maken van geleerde lessen vanuit de e-commerce-industrie in het verwerven en behouden van patiënten door data-analyses en vanuit de productie-industrie in het managen van de patiënten doorstroom en het optimaliseren van de klinische leveringsketens. Gebruik wordt gemaakt van verschillende apps op smartphones om patiënten mee te nemen in nieuwe resultaat verbeterende werkwijzen en er wordt gebruik gemaakt van digitale technologieën ter ondersteuning van klinische beslissingen en het stroomlijnen van ziekenhuisoperaties. Zo heeft de invoering van meer geavanceerde analyses bepaalde interne processen aanzienlijk vereenvoudigd en de handmatige werklast soms significant verminderd.
Het probleem van een digitale onderneming
De grootste druk in het tot stand brengen van de digitale onderneming ligt volledig op de schouders van de IT-afdeling. Het biedt grote uitdagingen in vaak een sector die van oudsher is achtergebleven in het adopteren van IT als belangrijke bedrijfs-enabler. Naast de zorgsector zijn er meer sectoren die nog steeds achterblijven in het strategisch inzetten van IT. Ondanks dat wordt de IT-afdeling wel gevraagd naar belangrijke kernfuncties en digitale platformen om de verregaande veranderingen mogelijk te maken. Op hetzelfde moment, in de geest van meer doen met minder, wordt de IT-afdeling gevraagd om de servicelevels en de IT-efficiency te verbeteren.
IT-afdelingen dienen een volledig beeld te hebben van de wijze waarop aan de eisen van alle belangrijke IT-functies dient te worden voldaan in plaats van het uitvoeren van allerlei vaak minder belangrijke en geen waarde toevoegende initiatieven. IT-managers dienen onderwerpen aan te pakken zoals een gedegen IT-infrastructuur architectuur en overkoepelende enterprise architectuur, IT-services die waarde toevoegen, cyberveiligheid, geavanceerde analytics & data management services, en de rationalisatie van de applicatie portfolio’s.
De realiteit is dat veel IT-afdelingen jongleren binnen een ‘IT-infrastructuur met twee snelheden’. Balanceren tussen een versnelling van nieuwe digitale mogelijkheden versus de handhaving en het onderhouden van legacy-systemen. Dit op zich al vraagt een twee-sporen strategie; de zogenoemde Bimodal IT.
De uitdaging
Dit alles vraagt om efficiëntere en effectievere IT-medewerkers als meest belangrijke asset van de (IT-)organisatie. Dit is dan ook de reden waarom het toepassen van de Lean IT-principes een zeer belangrijk element is in het nastreven van de digitalisering.
Lean IT is een geïntegreerde aanpak, gebaseerd op empowerment van de voorkant van de IT-afdeling ter verbetering van alle achterliggende IT-activiteiten. Lean IT kan dus helpen bij het stroomlijnen van de dagelijkse IT-activiteiten om zo de benodigde middelen vrij te maken die nodig zijn voor het realiseren van de digitale onderneming.
De algemene doelstelling van Lean IT is om datgene te leveren waartoe de klant bereid is te betalen, precies op het moment wanneer de klant het wil, en dit alles terwijl de activiteiten die geen waarde toevoegen worden geminimaliseerd. Het is vaak mogelijk om de IT-productiviteit met 20 tot 40 procent te verhogen door de toepassing van Lean IT en de levertijd van nieuwe applicaties en functionaliteiten te verminderen met 10 tot 30 procent door middel van snellere iteraties. Als gevolg hiervan vermindert het toepassen van Lean IT niet alleen rechtstreeks de IT-kosten maar vergroot hiermee de mogelijkheid tot het versnellen van de inzet van digitale technologieën, wat een directe benefit is voor de organisatie.
Sinds het toepassen van Lean in de auto-industrie zijn de principes met succes toegepast in back-office processen en worden nu ook steeds meer toegepast binnen IT-omgevingen. Hoewel de typische IT-afdeling weinig gelijkenis vertoont met een productielijn hebben veel IT-afdelingen binnen verschillende sectoren hun efficiëntie en effectiviteit al aanzienlijk verbeterd door het adopteren van de Lean-principes en hebben deze toegepast op en aangepast aan de IT-omgeving.
In veel opzichten zijn de IT-afdelingen en de IT-functies binnen de diverse sectoren vergelijkbaar. Grofweg houdt elk IT-team zich bezig met de gemeenschappelijke uitdaging om servers draaiend te houden, nieuwe toepassingen uit te rollen en end-user apparaten te ondersteunen zoals PCs, tablets en smartphones.
De voordelen
Voor veel sectoren geldt dat in het algemeen geprofiteerd kan worden van bijna alle beproefde en bewezen Lean IT-hulpmiddelen. De meeste IT-afdelingen binnen bijvoorbeeld de zorgsector, die Lean IT al toepassen, zijn in staat om processen significant te verbeteren. Hierdoor ontstaat er ruimte voor nieuwe IT-projecten zoals de integratie van mobiele apparaten in de patiëntenzorg, het verzamelen van vereisten voor applicatieontwikkeling, of het stroomlijnen van de respons op serviceonderbrekingen of cyber-incidenten. De hefboomwerking met Lean IT omvat in het bijzonder het navolgende:
* het standaardiseren van routinematige processen;
* het segmenteren van werk naar complexiteit en urgentie;
* het bundelen van middelen om technologische silo’s af te breken;
* het creëren van interdisciplinaire teams om meer flexibiliteit in inzet te creëren;
* het verwijderen van activiteiten die geen waarde toevoegen.
Binnen de IT-afdelingen in de verschillende sectoren kunnen de hefbomen enigszins verschillen maar ook hier geldt dat deze voor veel IT-afdelingen en IT-functies vergelijkbaar zijn. De uitdagingen in hoe de Lean IT-hefbomen worden toegepast liggen over het algemeen in de navolgende aspecten.
* Bedrijfsrisico’s
De beschikbaarheid en stabiliteit van IT-systemen zijn over het algemeen cruciaal voor bedrijfssuccessen, downtime resulteert maar al te vaak in omzetverlies of incrementele (additionele) kosten. De implicaties (voor Lean IT) kunnen ingrijpend zijn. Er dient zorgvuldig rekening gehouden te worden met de gevolgen voor de organisatie bij de prioritering van incidenten, service requests, en wijzigingen (vaak in de vorm van projecten), alsook bij het vaststellen van de bijbehorende service-level doelstellingen. Van belang is om te begrijpen hoe bepaalde veranderingen de organisatie beïnvloeden. Bovendien is het vaak moeilijk om interdisciplinaire teams van systeembeheerders en ontwikkelaars meerdere systemen te laten beheren, simpelweg omdat er vaak specifieke systeemkennis vereist is.
* Bedrijfsprioriteiten
Veel IT-afdelingen leveren een versnelde dienstverlening op het moment dat bepaalde managers en functionarissen hier vanuit de organisatie om vragen. Deze representeren vaak 5 tot 10 procent van het personeelsbestand maar hebben een belangrijke stem in de prioritering van werkzaamheden, simpelweg vanuit de optiek van bedrijfsbelang. Een IT-afdeling dient dan ook in staat te zijn om te kunnen bepalen wanneer en hoe IT-incidenten en service requests van deze doelgroepen behandeld dienen te worden. Elke Lean-verandering binnen dit vastgestelde segment en voor deze specifieke doelgroepen dient volgens een versneld pad afgehandeld te worden. Er dient tevens nauw samengewerkt te worden met de communicatiegroep om een duidelijk veranderingsverhaal op te stellen waarin de reden en de baten van dergelijke IT-wijzigingen wordt toegelicht.
* Gebruikersvariabiliteit
In sectoren waar kenniswerkers het grootste deel van hun tijd doorbrengen met behulp van de computer kunnen de Lean-systemen gebaseerd zijn op het gebruik van self-service en regelmatige eindgebruikers trainingen ter optimalisatie en verbetering van service levels. Er zijn echter veel gebruikersgroepen die veel minder van hun tijd besteden aan het gebruik van de computer. Hierdoor kan er een grotere variabiliteit in IT-vaardigheid zijn en een behoefte (en vaak noodzaak) naar meer en intensieve coaching en begeleiding en het wijzigingenbeheer.
* Gereguleerde sectoren
Het managen van de implicaties om richtlijnen ten aanzien van wet en regelgeving na te leven, zoals de toegang tot systemen, veiligheid, privacy en audits omvat vaak een groot deel van de aandacht van de IT-afdeling. Als gevolg hiervan zal er door de Lean-beoefenaars nauw samengewerkt dienen te worden met de juridische en compliance-afdelingen om ervoor te zorgen dat eventuele wijzigingen in de IT voldoen aan de vaak meerdere niveaus van deze regelgeving.
* Specifieke technologie
Er vindt in toenemende mate investering plaats in digitale technologieën. Dit geldt zeker in de zorgsector. De IT-afdeling dient daardoor vaak een groot aantal verschillende eindgebruikers apparaten te beheren en te onderhouden. Vaak bevatten deze apparaten ook lokaal opgeslagen gevoelige (persoons)data. Deze apparaten vallen ver boven en buiten de standaard IT zoals PCs, smartphones en tablets. Zelfs deze apparaten vallen binnen sommige sectoren nog buiten de dienstverlening. Met de extra vraag ontstaan er toegevoegde lasten, met inbegrip van meer netwerkverkeer en eisen aan de decentrale opslag.
De aanbeveling
Het aan de slag gaan met een Lean-IT-transformatie is bijna een voorwaarde om gelijke tred te houden in de vaak complexe bedrijfsomgevingen. Wanneer de efficiëntie en effectiviteit van IT en de gehele IT-omgeving wordt verbeterd, kan vrijgekomen capaciteit worden gericht aan het ontwikkelen en ondersteunen van nieuwe digitale technologieën. Ter ondersteuning kan Lean IT, mits op een doordachte manier toegepast, van grote toegevoegde waarde zijn om de unieke uitdagingen waarmee veel bedrijfssectoren te maken hebben te onderkennen en te herkennen en in nauwe samenwerking met de juiste vertegenwoordigers vanuit de bedrijfsprocessen te realiseren.
Relevant reading
Jan Heunks
06-47388141 | jan.heunks@m-c-s.nu | www.m-c-s.nu
Jan is auteur van het boek: Lean IT – De theorie en praktijk van Lean in een IT-omgeving.
Titel: Lean IT – Theorie en praktijk van Lean in een IT-omgeving
Auteur: Jan Heunks
ISBN: 9789401800150
Prijs: €39,95 (VAT excl.)
http://www.vanharen.net/blog/it-management/lean-it-is-veel-meer-dan-een-nieuw-speeltje-binnen-it/
http://www.vanharen.net/9789401800150/Lean_IT_-_Theorie_en_praktijk_van_Lean_in_een_IT-omgeving_(dutch_version)